Feedback geben im Job: Mit diesen Regeln gelingt es

Innerhalb eines Arbeitsverhältnisses ist das Feedback geben essenziell, um eine gute Zusammenarbeit und eine hohe Qualität der geleisteten Arbeit zu gewährleisten. Wer mit Angestellten oder Kollegen arbeitet, hat oftmals auch die wichtige und oftmals schwierige Aufgabe, in regelmäßigen Abständen Rückmeldung zu geben, was ihre Arbeitsweise, die Qualität ihrer Arbeit und auch ihr Sozialverhalten angeht. Damit das Feedback konkret und konstruktiv ausfällt, ohne von den Mitarbeitenden als Angriff aufgefasst zu werden, sollten Sie dabei bestimmte Feedbackregeln beachten.

Warum sind Feedbackregeln im Job so wichtig?

Niemand wird gerne kritisiert, das liegt in der Natur des Menschen. Ebenso natürlich ist aber auch, dass im beruflichen Bereich nicht immer alles glatt läuft. Dann haben Führungskräfte, aber auch Kollegen die oft unangenehme Aufgabe, mit der betreffenden Person ein Feedbackgespräch zu führen und ihnen Rückmeldung bezüglich ihrer Arbeit zu geben. Nur so kann die aktuelle Situation im Unternehmen verbessert und eine Veränderung herbeigeführt werden: Oftmals ist Arbeitskräften gar nicht bewusst, dass ihre Arbeit und ihre Leistungen Defizite aufweisen. Entsprechend können und werden sie auch ihr Verhalten nicht ändern und keine Optimierungen vornehmen. Diese Wahrnehmung kann durch Feedback beeinflusst werden. Konstruktives Feedback geben mithilfe der richtigen Regeln ist daher eine essenzielle Methode in der Mitarbeiterführung sowie in jeder Zusammenarbeit und kann den entscheidenden Schritt für positive Veränderungen bedeuten.

Wertschätzung: Ein wichtiger Schlüssel im Feedbackgespräch

Jeder Angestellte hat beim Arbeiten seine ganz individuellen Stärken und Schwächen. Beim Feedback geben sollte beides berücksichtigt werden: Wer nur kritisiert wird, reagiert in vielen Fällen trotzig, verletzt und ablehnend. Die richtige Kommunikation im Rahmen einer beruflichen Rückmeldung besteht immer auch aus positiven Aspekten. Wertschätzung ist zum Beispiel ein unerlässlicher Punkt in der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie zwischen Arbeitskollegen. Als Feedbackgeber sollten Sie daher unbedingt zum Ausdruck bringen, dass die Arbeit, die der Einzelne im Unternehmen leistet, geschätzt wird, auch wenn diese nicht perfekt oder sogar stark ausbaufähig ist.

Das Feedback muss zudem konstruktiv formuliert werden. Aussagen wie „Sie leisten keine gute Arbeit” oder „Sie sind häufig unkonzentriert” sollten vermieden werden. Auf das genannte Beispiel bezogen könnten Sie etwa sagen: „Mir ist aufgefallen, dass Sie in letzter Zeit unter Konzentrationsschwierigkeiten leiden – haben Sie vielleicht Probleme, über die Sie sprechen möchten?“. Die richtige Formulierung spielt als Methode eine wichtige Rolle, damit der Feedbacknehmer eine positive Wahrnehmung hat und Ihre Rückmeldung annehmen und mit seinem Verhalten angemessen reagieren kann.

Übermäßige Emotionen haben in dieser Situation nichts zu suchen: In keinem Fall sollte der Feedbackgeber zu persönlich werden, sondern sich für neutrale Formulierungen entscheiden. Das gilt auch dann, wenn es einmal heiß hergeht und die Emotionen auf beiden Seiten hochkochen. Dennoch raten Experten aber gleichzeitig zu Ich-Botschaften, die eine persönliche Ebene schaffen und die Wahrnehmung des Feedbackgebers als Botschaften ausdrücken. Das klingt im ersten Moment vielleicht wie ein kompliziertes Ziel; mit etwas Übung ist es aber in Zukunft möglich, mit der richtigen Feedbackkultur und den Feedbackregeln emotional und gleichzeitig neutral wie nötig zu agieren.

Das Feedback geben vorbereiten und sich Zeit nehmen

Feedbackgespräche sind eine wichtige Form der Kommunikation am Arbeitsplatz. Sie sollten aus diesem Grund immer in Ruhe stattfinden: Beide Parteien nehmen sich ausreichend Zeit, um alle relevanten Punkte ausführlich abzuarbeiten und zudem Raum für weiterführende Fragen und Anregungen zu lassen. Der Feedbackgeber tut gut daran, sich umfassend auf das Gespräch vorzubereiten, um das Ziel zu erreichen. Daten und Fakten unterstreichen die genannte Wahrnehmung und untermauern die eigene Position. Ist es zum Beispiel zu Fehlern eines Kollegen gekommen, sollten Sie diese belegen können.

Das Feedback braucht zudem eine gute und verständliche Struktur mit mehreren Punkten und einem roten Faden. Sind gleich mehrere Kollegen an einer Situation beteiligt, sollten auch alle anwesend sein und ihre Zustimmung zu dem Gespräch geben. Am Ende sollte eine Zielsetzung für die Zukunft stehen, die im Idealfall bis zum nächsten Termin erreicht wird. Mit diesen Mitteln wird die Kritik beim Feedback geben ein konstruktives Mittel und die nächsten Schritte für die betreffende Person greifbar.

Wie häufig sollte man am Arbeitsplatz Feedback geben?

Klassischerweise findet ein konstruktives Mitarbeitergespräch mit dem Vorgesetzten einmal jährlich statt. Vieles deutet aber darauf hin, dass diese häufiger veranstaltet werden sollten: Statistiken zeigen, dass Personen, die im Job regelmäßig Feedback bekommen, bis zu 17 Prozent produktiver arbeiten. 12 Monate sind oftmals ein zu großer Abstand, da die Rückmeldung des letzten Gesprächs eventuell längst in Vergessenheit geraten ist. Besser ist es, kürzere Abstände zu wählen, um eventuelle Kurskorrekturen zeitnah einleiten zu können. Sinnvoll kann hier zum Beispiel ein ausführliches jährliches konstruktives Gespräch sein, das durch monatliche kurze Updates ergänzt wird. Auch unter Kollegen ist ein regelmäßiges Feedback hilfreich, um die Zusammenarbeit im besten Fall zu verbessern. Übrigens: Auch in Zeiten von Zoom und Videokonferenzen empfiehlt es sich, Feedbackgespräche immer persönlich zu führen. Das Verhalten beider Parteien kann online schnell fehlinterpretiert werden.

Feedback geben heißt nicht nur Kritik üben, sondern auch loben

So wie jeder Mitarbeiter Schwächen hat und Fehler macht, so hat er auch seine individuellen Stärken und leistet in vielen Bereichen gute Arbeit. Feedback im Job darf daher nicht nur aus Kritik bestehen, sondern auch aus Lob. Das positive Verhalten hervorzuheben, bestärkt den Angestellten und zeigt ihm, dass er im Unternehmen wertgeschätzt wird. Führungskräfte sowie Arbeitskollegen sollten mithilfe der Feedbackregeln eine gute Balance zwischen Kritik und Lob erreichen und offen kommunizieren, was bei den anderen Mitarbeitern, den Kunden und in der Cheftage positiv auffällt und was nicht.

Eine angemessene Feedbackkultur ist jederzeit angebracht und erforderlich. Dazu gehört auch das aktive Zuhören. Als Feedbackgeber haben Sie aus diesem Grund auch die Aufgabe, eine zuhörende Position einzunehmen und ein offenes Ohr für die Wünsche und Anliegen des Feedbacknehmers zu haben. Wichtig dabei ist, nicht zu bewerten, sondern erst einmal nur zuzuhören. Dann können alle Beteiligten nach dem eigentlichen Feedback geben versuchen, eine gemeinsame Lösung zu finden.

Diese Regeln sind beim Feedback geben am wichtigsten:

Kritik und Lob im Gleichgewicht halten
Persönlich miteinander sprechen und sich Zeit lassen
Fehler und Schwächen mit Daten und Fakten belegen
Regelmäßig Feedback geben
Mit Ich-Botschaften die eigene Wahrnehmung transportieren
Nicht zu emotional und nicht zu distanziert sprechen

Die richtige Feedbackkultur kann man lernen

Natürlich sind Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kollegen alle nur Menschen. Besonders bei den allerersten Feedbackgesprächen werden mit Sicherheit Fehler passieren: Die ersten Rückmeldungsrunden verlaufen nur selten optimal. Hier haben aber auch Feedbackgeber die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln und ihre Fähigkeiten und Leistungen im Bereich Feedback zu verbessern. Unter Umständen ist es sogar sinnvoll, am Ende des Gesprächs einmal die Rollen zu tauschen und sich Feedback zum Feedback geben zu lassen. Schließlich sollten auch Sie als Mitarbeiter Rückmeldungen verkraften können.