Vorstellungsgespräch absagen: So formulieren Sie Ihre Gründe

Einem Vorstellungsgespräch gingen Bemühungen und Initiativen voraus, die erfolgreich waren. Wenn Sie eingeladen werden, können Sie stolz auf sich sein. Bis hierhin haben Sie alles richtig gemacht. Desto trauriger ist es, wenn der Termin platzt, weil Sie kurzfristig verhindert sind. Jetzt gilt es, Prioritäten zu setzen und verantwortungsvoll mit der Einladung umzugehen. Wenn Sie merken, dass Sie am Tag des Vorstellungsgesprächs verhindert sind, kommt es darauf an, dem Unternehmen, das bereits einiges über Sie weiß, wenigstens in guter Erinnerung zu bleiben oder sogar weiter im Rennen zu sein.

Nur das eigene Interesse verpflichtet Sie, zum Bewerbungsgespräch zu erscheinen. Es wäre jedoch schade, die vorangegangenen Aktivitäten, die das Ziel hatten, diesen Job zu bekommen, einfach so im Sande verlaufen zu lassen. Eine klar und höflich formulierte Absage rundet das Ganze angemessen ab und gibt den Personalverantwortlichen des von Ihnen ausgewählten Unternehmens Gewissheit. Die Absage sollte rechtzeitig erfolgen, damit man nicht umsonst auf Sie wartet. Wenn Ihr Interesse an der Stelle grundsätzlich bestehen bleibt, sollten Sie im Rahmen der Absage um eine Verschiebung des Termins bitten.

Warum man den Termin nicht ohne Rückmeldung verstreichen lassen sollte

Sobald Sie wissen, dass Sie einen Vorstellungsgesprächs-Termin nicht wahrnehmen können, sollten Sie das so früh wie möglich dem Unternehmen oder der Einrichtung mitteilen. Ein unentschuldigtes Fernbleiben wirft ein schlechtes Licht auf die gesamte Bewerbung. Unternehmen investieren Zeit, bereiten das Gespräch vor und planen Personalressourcen ein.

Mit einer rechtzeitigen Absage zeigen Sie Respekt und hinterlassen beim Arbeitgeber einen positiven Eindruck. Selbst wenn Sie für diese Stelle nicht mehr in Frage kommen, können Sie sich dadurch spätere Möglichkeiten offenhalten. Die meisten Personalchefs merken sich zuverlässige Kandidaten, die höflich und ehrlich mit ihnen kommunizieren.

Was eine Absage rechtfertigt

Es gibt viele nachvollziehbare Gründe, aus denen Bewerber ein Vorstellungsgespräch absagen. Die häufigsten sind:

• Krankheit und Unfall: Schicken Sie eine Kopie Ihrer Krankschreibung, um Ihre Ehrlichkeit unter Beweis zu stellen.
• Zusage bei einem anderen Unternehmen: Haben Sie bereits einen anderen Job angenommen, ist das Gespräch überflüssig. Eine klare Mitteilung gibt dem Unternehmen Planungssicherheit.
• Private Umstände: Manchmal ändern sich persönliche Lebensumstände. Auch hier ist eine transparente Kommunikation der Gründe hilfreich.
• Mangelndes Interesse: In diesem Fall ist eine rechtzeitige Absage gegenüber dem Arbeitgeber fair.

Vorstellungsgespräch absagen: Telefon oder E-Mail?

Ob Sie die Einladung per Telefon oder E-Mail absagen, bleibt Ihre Entscheidung. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile.

Telefonisch absagen: Für sehr kurzfristige Änderungswünsche geeignet. Das Unternehmen erhält die Rückmeldung sofort. Offene Fragen werden direkt geklärt. Für nervöse Bewerber und gestresste Personaler kann ein Telefonat jedoch unangenehm sein.

Absage per E-Mail: Diese Variante lässt Ihnen Zeit, über Ihre Formulierungen nachzudenken und die Gründe darzulegen. Der Nachteil ist, dass der Empfänger die E-Mail möglicherweise nicht sofort bearbeitet und man auf eine Antwort oder eine Bestätigung warten muss.

Höfliche Formulierungen für die Absage

Halten Sie Ihre Absage prägnant und freundlich, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch absagen. Folgende Beispiele helfen Ihnen dabei:

Muster 1 – Krankheit oder Unfall:

„Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch am … habe ich dankend erhalten. Leider kann ich gesundheitsbedingt den Termin nicht wahrnehmen. Ich bitte um Verständnis und melde mich gern, sobald es mir wieder möglich ist.“ (Kopie des Krankenscheins anhängen)

Muster 2 – Zusage bei einem anderen Unternehmen:

„Ich bedanke mich für Ihr Angebot und den Vorstellungstermin. Inzwischen habe ich eine andere Stelle angenommen. Deshalb muss ich das geplante Vorstellungsgespräch absagen. Bei der weiteren Suche nach passenden Kandidaten wünsche ich Ihnen viel Erfolg.“

Beispiel 3 – Fehlendes Interesse und Änderungen im Privatleben:

„Ich freue mich über die positive Resonanz auf meine Bewerbung in Ihrem Unternehmen. Nach sorgfältiger Überlegung entschied ich mich jedoch gegen die Stelle. Deshalb sage ich den Termin für das Vorstellungsgespräch am … ab und wünsche Ihnen alles Gute bei der Suche nach einem geeigneten Kandidaten.“

So schreiben Sie mit wenigen Sätzen eine respektvolle Begründung. Dabei hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck, auch wenn Sie den Job nicht annehmen.

Vorstellungsgespräch verschieben statt absagen

Nicht immer bedeutet eine Absage des Vorstellungsgesprächs, dass Sie gar kein Interesse mehr haben. Manchmal lassen es die Umstände einfach nicht zu, den Termin wahrzunehmen. In solchen Fällen können Sie das Vorstellungsgespräch verschieben. Arbeitgeber schätzen diese Offenheit und haben meist Verständnis für die Gründe.

Muster für die Formulierung:

„Ihren Termin für das Bewerbungsgespräch am … habe ich dankend erhalten. Leider ist es mir nicht möglich, zu erscheinen. (eventuell individuelle Gründe angeben) Deshalb bitte ich um einen Ersatztermin. Ich freue mich sehr darauf, Ihre Firma persönlich kennenzulernen.“

Mit einer solchen Nachricht drücken Sie Ihr fortbestehendes Interesse am Vorstellungsgespräch und an diesem Arbeitsplatz aus und hinterlassen beim Unternehmen einen positiven Eindruck. Geben Sie so früh wie möglich Bescheid. Dann kann der Arbeitgeber flexibel reagieren.

Tipps für eine respektvolle Absage

Damit Ihre Absage professionell wirkt, sollten Sie einige Punkte beachten:

• Rechtzeitig reagieren: Sagen Sie das Vorstellungsgespräch so früh wie möglich ab, damit das Unternehmen den Termin anderweitig vergeben kann.
• Klare Begründung geben: Obwohl Details nicht notwendig sind, sollte eine kurze Erklärung erfolgen.
• Formulierungen freundlich halten: Respektvolle Worte zeigen die Wertschätzung der Einladung.
• Verständnis zeigen: Signalisieren Sie, dass Sie die Mühe des Arbeitgebers schätzen.
• Kontakte pflegen: Ein höflicher Umgang lässt alles offen. Zu einem späteren Zeitpunkt kommen Sie erneut als Kandidat in Frage.

Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch absagen, handeln Sie professionell und zuverlässig. Arbeitgeber wissen es zu schätzen, wenn Bewerber die Gründe offen darlegen, die der Anlass sind, zum Bewerbungsgespräch nicht zu erscheinen.

Mit klaren Formulierungen souverän absagen

Ein Vorstellungsgespräch abzusagen, ist vielen Bewerbern unangenehm. Doch mit den richtigen Formulierungen und einer nachvollziehbaren Begründung gelingt es. Am Ende hinterlässt eine höfliche Absage beim Unternehmen einen positiven Eindruck. So halten Sie sich für die Zukunft Möglichkeiten offen. Sie haben immer noch nicht Ihren Traumjob gefunden und sind auf der Suche? Bewerben Sie sich auf rz-stellen.de auf aktuelle Jobangebote, die zu Ihnen passen.